Sicherheitsmaßnahmen

Dieser Anhang ist Bestandteil des Verarbeitungsvertrags zwischen dem für die Verarbeitung Verantwortlichen und Digi Hosting. Er listet die technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen auf, die Digi Hosting zum Schutz der Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß den Anforderungen der Allgemeinen Datenschutzverordnung (AVG) getroffen hat.

1. Organisation der Informationssicherheit

• Eigentum an Wertpapieren
  Digi Hosting hat einen Beauftragten für Informationssicherheit ernannt, der für die Koordinierung, Umsetzung und Überwachung der geltenden Sicherheitsmaßnahmen und -verfahren zuständig ist. Dieser Beauftragte wird von einem internen Kontrollorgan auf Managementebene unterstützt, das die Sicherheitspolitik überwacht.

• Sicherheitsrollen und Verantwortlichkeiten
  Die Mitarbeiter von Digi Hosting, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, unterliegen einer strengen Geheimhaltungspflicht. Diese Verpflichtungen werden zu Beginn des Arbeitsverhältnisses hervorgehoben und ihnen regelmäßig zur Kenntnis gebracht.

• Risikomanagement
  Digi Hosting führt systematisch Risikobewertungen durch, bevor es personenbezogene Daten verarbeitet oder neue Dienstleistungen in Auftrag gibt. Das Risikomanagementverfahren konzentriert sich auf die Identifizierung, Priorisierung und Abschwächung potenzieller Risiken. Back-up-Einrichtungen sind strukturell in die Dienste eingebettet.

• Verwaltung von Dokumenten
  Die Sicherheitsdokumentation wird gemäß den gesetzlichen und vertraglichen Aufbewahrungspflichten aufbewahrt, auch wenn diese Dokumente formell abgelaufen sind.

2. Vermögensverwaltung

• Inventarisierung der Informationsbestände
  Digi Hosting führt ein detailliertes Verzeichnis aller Datenträger, auf denen personenbezogene Daten gespeichert sind. Der Zugang zu diesem Inventar ist ausschließlich autorisiertem und schriftlichem Personal vorbehalten.

• Verwaltung von Datenträgern

  • Digi Hosting klassifiziert personenbezogene Daten, um angemessene Zugangsbeschränkungen und Schutzniveaus zu gewährleisten.

  • Für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf tragbaren Geräten, außerhalb der Unternehmenseinrichtungen oder über Fernzugriff sollten die Mitarbeiter vorab ihre ausdrückliche Zustimmung einholen.

3. Sicherheit des Personals

• Sensibilisierung und Schulung
  Alle Mitarbeiter von Digi Hosting werden über ihre Sicherheitsverantwortung unterrichtet. Sie erhalten regelmäßig Schulungen und Weiterbildungen zu relevanten Verfahren und zur Erkennung aktueller Bedrohungen.

4. Physische und ökologische Sicherheit

• Zugangssicherheit zu den Einrichtungen
  Der physische Zugang zu Orten, an denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist auf der Grundlage von Identifizierung und Zugangskontrolle auf befugte Personen beschränkt.

• Sicherheit von Datenträgern
  Physische Datenträger mit personenbezogenen Daten werden in sicheren Räumen mit Zugangsbeschränkungen aufbewahrt.

• Schutz vor Unglücksfällen
  Digi Hosting verwendet Industriestandard-Einrichtungen zum Schutz vor Unterbrechungen aufgrund von Stromausfall, Feuer, Überschwemmung und anderen Risiken.

• Entfernung von Daten
  Personenbezogene Daten werden gemäß den branchenüblichen Verfahren vernichtet, sobald sie für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind.

5. Operative Sicherheit

• Grundsätze und Verfahren
  Digi Hosting verfügt über eine aktuelle Dokumentation seiner Sicherheitspolitik, einschließlich der Verfahren und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter mit Zugang zu personenbezogenen Daten.

• Einziehungsverfahren

  • Reservekopien personenbezogener Daten werden an geografisch getrennten Orten gespeichert.

  • Der Zugang zu diesen Daten ist streng geregelt und dokumentiert.

• Schutz vor Malware
  Es wurden Maßnahmen zum Schutz vor bösartiger Software ergriffen, darunter Virenscanner und Netzwerkfilter.

• Protokollierung
  Zugriffs- und Nutzungsaktivitäten im Zusammenhang mit Systemen, die personenbezogene Daten verarbeiten, werden in Protokolldateien aufgezeichnet, einschließlich Benutzer-ID, Uhrzeit, Zugriffsstatus und relevanter Aktionen.

• Verschlüsselung
  Die Datenübertragung über das Internet basiert auf Verschlüsselungstechniken, die den aktuellen Standards entsprechen.

6. Zugangskontrolle

• Politik
  Digi Hosting hat eine Zugangskontrollpolitik, die festlegt, welche Mitarbeiter Zugang zu welchen Systemen und Daten haben.

• Verwaltung von Genehmigungen

  • Inaktive Zugangsdaten werden nach einer gewissen Zeit der Inaktivität automatisch deaktiviert.

  • Nur befugtes Personal kann Rechte erteilen, ändern oder widerrufen.

  • Jeder Benutzer hat eine eindeutige Anmeldekennung.

• Minimaler Zugang
  Der Zugang zu personenbezogenen Daten ist auf die Mitarbeiter beschränkt, für die dies im Rahmen ihrer Aufgaben erforderlich ist.

• Sitzungsmanagement und Passwortschutz

  • Die Sitzungen werden bei Inaktivität oder beim Verlassen des Arbeitsplatzes automatisch beendet.

  • Die Passwörter werden in einer Weise gespeichert, die eine unumkehrbare Verschlüsselung garantiert.

• Authentifizierung

  • Der Zugang zu den Informationssystemen wird auf der Grundlage von strengen Authentifizierungsverfahren gewährt.

  • Passwörter werden regelmäßig erneuert, und abgelaufene oder deaktivierte Zugänge werden nicht wieder verwendet.

  • Unerlaubte Zugriffsversuche werden erkannt und protokolliert.

  • Die Passwortverwaltung entspricht den Branchenstandards.

• Sicherheit im Netz
  Die Netzarchitektur und die Zugriffsrechte sind so konzipiert, dass ein unbefugter Zugriff auf personenbezogene Daten verhindert wird.

7. Management von Zwischenfällen

• Benachrichtigung und Aufzeichnung von Sicherheitsvorfällen

  • Digi Hosting zeichnet alle Sicherheitsvorfälle auf, einschließlich Art, Dauer, Auswirkungen, betroffene Daten und ergriffene Maßnahmen.

  • Im Falle einer Datenverletzung wird der für die Verarbeitung Verantwortliche unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 72 Stunden, benachrichtigt.

• Transparenz bei der Offenlegung von Daten
  Der Datenabruf wird unter Angabe von Art, Empfänger und Uhrzeit protokolliert.

8. Kontinuitätsmanagement

• Verfahren für Notfälle
  Digi Hosting unterhält umfassende Notfall- und Notstandspläne für alle Datenverarbeitungsstandorte.

• Redundanz und Wiederherstellung
  Die redundante Speicherstruktur und die Wiederherstellungsverfahren sind so konzipiert, dass personenbezogene Daten in dem letzten bekannten vollständigen Zustand vor einem Vorfall wiederhergestellt werden können.

Diese Sicherheitsmaßnahmen werden regelmäßig überprüft und an den aktuellen Stand der Technik und der Risikobewertung angepasst, um einen kontinuierlichen Schutz der personenbezogenen Daten des für die Verarbeitung Verantwortlichen zu gewährleisten.